ข้อมูล สารสนเทศ และการประมวลผล

คำนิยามของข้อมูล
ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริง คุณลักษณะหรือปริมาณในรูปของตัวเลขหรือข้อความที่มีความหมายเพียงพอที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ เช่น จำนวนคน วัน เดือน ปี อายุ ราคาสินค้า อุณหภูมิ น้ำหนัก แรงดันน้ำ แรงกดอากาศ กลิ่น รส แสง สี เสียง เป็นต้น

คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี จะต้องมีลักษณะดังนี้

1. มีความถูกต้อง ข้อมูลที่ดีต้องถูกต้อง ไม่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง ไม่เช่นนั้นก็ไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ และอาจสร้างความเข้าใจผิดหรือเป็นอันตรายร้ายแรงได้ ตัวอย่างเช่น สมมุติว่าเครื่องจักรชนิดหนึ่งบรรจุอยู่ในลังรวมน้ำหนักได้ลังละ 500 กิโลกรัม แต่ปรากฎว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายเตรียมเอกสารข้อมูลที่ส่งให้แก่กับตันหรือบรรทุกสินค้า พิมพ์ข้อมูลผิดจาก 500 กิโลกรัม เป็น 50 กิโลกรัม และสมมุติว่าเรือรับน้ำหนักได้ 1,000 กิโลกรัม ซึ่งทำให้รับน้ำนักได้จริงเพียง 2 กล่องเท่านั้น แต่น้ำหนักผิดทำให้การสามารถใส่ได้ถึง 20 กล่อง เมื่อเทียบกับน้ำหนักจริงคือ 20,000 กิโลกรัม ซึ่งอาจทำให้เรือร่มได้เนื่องจากน้ำหนักเกิน เพราะเรือรับน้ำหนักได้เพียง 1,000 กิโลกรัมเท่านั้น ซึ่งเห็นการดังกล่าวอาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

2. ทันเวลา ข้อมูลต้องทันเวลาและทันสมัย เพราะถ้าข้อมูลล้าสมัยหรือเก่าเกินไป ก็จะไร้ประโยชน์และอาจสร้างความเสียหายได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น มีข้อมูลว่าทางการไฟฟ้าจะดับไฟฟ้าในบริเวณโรงงานทอผ้าแห่งหนึ่งเวลา 14.00น. แต่ข้อมูลส่งไปถึงโรงเรียนเวลา 13.55 น. กรณีนี้อาจทำให้วิศกรผู้ควบคุมเครื่องจักรเตรียมตัวหาไฟฟ้าสำรองหรือหยุดเครื่องไม่ทัน เมื่อไฟดับขณะที่เครื่องกำลังทำงานอยู่ อาจทำให้เครื่องด้ายที่กำลังทอขาด และยุ่งเหยิงยากแก่การเริ่มต้นทำงานได้ใหม่ ทำให้เกิดความเสียหายหลายแสนบาท เป็นต้น

3. สอดคล้องกับงาน ข้อมูลต้องสอดคล้องกับงานที่ทำ ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการเดินทางไปสถานที่แห่งหนึ่งของรถไฟ ข้อมูลที่เราต้องการคือตารางเวลาการเดินทางของรถไฟจากสถานที่เราจะไปขึ้นรถไฟ ตารางเวลาเที่ยวบินของเครื่องบินโดยสารย่อมไม่มีประโยชน์ต่อการเดินทางของเรา เป็นต้น
4. สามารถตรวจสอบได้ ข้อมูลที่ดีต้องสามารถตรวจสอบได้ว่าถูกต้อง น่าเชื่อถือหรือไม่ และรู้แหล่งที่มาของข้อมูลที่สามารถอ้างอิงตรวจสอบได้ ตัวอย่างเช่น ผลิตรถยนต์ยี่ห้อหนึ่งบอกว่ารถของตนเองประหยัดน้ำมันเชื้อเพลิง ถ้าเขาต้องการลงโฆษณาจะต้องมีข้อมูลที่สามารถตรวจสอบและพิสูจน์ได้ ไม่เช่นนั้นจะถูกว่าโฆษณาเกินความเป็นจริงอาจถูกดำเนินคดีตามกฎหมายได้


5. มีความสมบูรณ์ครบถ้วน ข้อมูลที่ดีจะต้องมีความสมบูรณ์และครบถ้วน การได้ข้อมูลเพียงบางส่วนอาจไม่เพียงพอต่อการใช้งาน หรืออาจทำให้เกิดความเข้าใจผิด เกินผลเสียมากกว่าผลดีในการทำงาน

ชนิดของข้อมูล

ข้อมูลโดยทั่วไปมีหลายรูปแบบ แตกต่างกันทั้งชนิดและความหมาย และต้องจัดเก็บในสื่อชนิดใดชนิดหนึ่งที่สามารถนำออกมาใช้ประโยชน์ได้ เราจำแนกข้อมูลตามลักษณะการจัดเก็บได้ 4 ชนิด คือ
1. ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric type) ใช้ระบุความหมายของสิ่งต่าง ๆ เชิงปริมาณ และสามารถนำมาคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การ บวก ลบ คูณ หาร ได้ เช่น ราคาสินค้า จำนวนสิ่งของ ความสูง โดยระบุเป็นตัวเลขเท่านั้น เช่น ราคา 500 บาท จำนวน 2 กล่อง รวมเป็นเงิน 1,000 บาท เป็นต้น
2. ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character type) ใช้บรรยายความหมายแทนข้อมูลบางอย่าง เช่น ชื่อคน ชื่อต้นไม้ เป็นต้น
3. ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเลข (Alphanumeric type) หมายถึงมีทั้งตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์พิเศษ เช่น (!.,?*%$#@-+) ปนกัน ใช้บรรยายหรือสื่อความหมายต่าง ๆ
4. ข้อมูลมัลติมีเดีย (Multimedia) หรือสื่อประสม เช่น ภาพ เสียง ข้อความปนกัน เป็นต้น เป็นข้อมูลอีกประเภทหนึ่งที่กล่าวถึงกันมาก แต่ความจริงแล้วข้อมูลชนิดนี้ถูกจัดเก็บในคอมพิวเตอร์ในรูปของข้อมูลประเภทใดประเภทหนึ่งในสามประเภทแรก

ข้อมูลดิบ ข้อมูลที่ได้รับมาจากที่ต่าง ๆ นั้น หากมีจำนวนมากและไม่ผ่านการประมวลผลก็ยากที่จะนำมาเปรียบเทียบหาคุณค่า หรือค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่าย ๆ ข้อมูลประเภทนี้เรียกว่าข้อมูลดิบ (raw data) ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่มีค่าและไม่มีค่าปะปนกันมากมาย เมื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาผ่านกระบวนการที่เหมาะสมก็จะสามารถคัดเลือกเอาเฉพาะข้อมูลที่เป็นประโยชน์สามารถนำไปใช้งานหรือช่วยในการตัดสินใจได้ ข้อมูลที่ผ่านการคัดเลือกหรือประมวลผลเพื่อให้นำไปใช้ประโยชน์ได้นี้ เราเรียกว่า สารสนเทศ (Information)

สารสนเทศ (Information)

สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วและมีความหมายเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ นั่นหมายความว่า ข้อมูลที่ประมวลผลแล้วนั้นไม่ได้มีประโยชน์ไปเสียทั้งหมด และประโยชน์ที่มีก็แตกต่างกัน แล้วแต่การรับรู้ของแต่ละคน แต่ก่อนนั้นการตีความว่าอะไรเป็นสารสนเทศขึ้นอยู่กับสาขาวิชาหรือความสนใจของแต่ละคน ดังนั้นการให้คำจำกัดความของคำว่า สารสนเทศ จึงมีการเอนเอียงไปในทางสาขาวิชาใดวิชาหนึ่ง ขึ้นกับว่าใครเป็นผู้ให้คำจำกัดความ
ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่มีความหมายและคุณค่าต่อผู้ใช้ คุณค่าในที่นี้ไม่จำเป็นต้องหมายถึงเงิน หรือประโยชน์เพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจเท่านั้น อาจเพื่อการอย่างอื่นก็ได้ และสารสนเทศไม่จำเป็นต้องอยู่ในรูปของตัวเลขหรือตัวอักษรเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ลักษณะของต้นไม้ซึ่งเป็นผลลัพธ์ของกระบวนการเจริญเติบโตตามธรรมชาติ บ่งของถึงเมล็ดพันธุ์ กระบวนการเติบโต และความสมบูรณ์ของดินที่มันถือกำเนินขึ้นมา ดังนั้นลักษณะของต้นไม้จึงถือได้ว่าเป็นสารสนเทศอย่างหนึ่งสำหรับผู้ที่มีความรู้ความสนใจเกี่ยวกับต้นไม้ และบ่งชี้ถึงสภาพของดินว่ามีความอุดมสมบูรณ์หรือไม่ แสดงว่าเฉพาะคนที่เข้าใจความหมายของมันเท่านั้นจึงจะได้รับสารสนเทศ

การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

ดังได้กล่าวมาแล้วว่า การจะสร้างสารสนเทศได้ต้องมีข้อมูลและการประมวลผล ก่อนที่จะประมวลผลข้อมูลต้องทราบก่อนว่า เราจะจัดการเกี่ยวกับข้อมูลได้อย่างไร

ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล
1. การรวบรวมข้อมูล หมายถึง การเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งกำเนิดมาทำการเข้ารหัสในรูปที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ และบันทึกในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นาน ๆ เช่น จดบันทึกในกระดาษรวบรวมใส่แฟ้ม เก็บเข้าตู้ หรือบนทึกลงในจานแม่เหล็กโดยระบบคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ต้องทำการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่ได้ก่อนนำไปเก็บ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องแม่นยำอย่างแท้จริง
2. การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล เป็นกระบวนการรักษาข้อมูลไว้ให้ใช้ได้ตลอดไป ซึ่งอาจประกอบด้วยการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยตลอดเวลา ทำการแยกประเภท จัดเรียงลำดับ และคำนวณหาข้อมูลใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว เพื่อให้ใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น
3 การจัดการข้อมูล คือการสร้างระบบจัดข้อมูลจำนวนมากให้สามารถนำไปใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทั้งแบบแฟ้มกระดาษหรือแฟ้มในคอมพิวเตอร์ การสร้างฐานข้อมูล คือระบบเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีการจัดระบบบำรุงรักษาไม่ให้ผิดเพี้ยนหรือสูญหาย และการสร้างระบบค้นหาข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสืบค้นได้รวดเร็ว
และมีข้อมูลสะสมให้เลือกใช้มากมาย การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ เริ่มต้นที่การสร้างฐานข้อมูลซึ่งจะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ปัจจุบันนี้มีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถใช้จัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล เช่น Access หรือ Oracle